为加强体育部档案管理工作，充分发挥档案在体育管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《河南省档案管理条例》、《河南牧业经济学院档案管理办法（试行）》和《体育部档案管理工作的实施办法》要求，结合体育教研部工作实际，制定本大纲。
一、编制目的和依据
1.为了适应体育部档案工作日益发展的需要，便于档案的分类、整理、编号、排架、检索，实现档案标准化、规范化和科学化管理，促进档案馆整体业务建设的深化，充分发挥档案的作用，更好地为体育部各项工作和教师服务，特编制我部档案实体大纲和编号办法。
2.本大纲和编号办法的编制，是根据国家教委编制的《高等学校档案实体分类法》和国家有关档案工作的法规、标准，结合我部档案工作实际，按照本科教学评估工作的要求，在总结以往经验的基础上编制而成的。
二、编制原则
1.本大纲和编号办法遵循《高等学校档案实体分类法》编制的基本原则，突出教学、科研档案在体育部档案中的中心地位，党建、学生竞赛活动等档案统率全局的作用，充分反映体育部职能的特点和规律。
2.以体育部全部档案为对象，以职能范畴分工为基础，依据档案的内容、特点和形成规律，把产生于同一活动领域、具有相同内容，在保持其不可分割的自然联系的原则下，把同一职能范畴的管理性文件材料和业务性文件材料作为有机联系的整体，归入同一档案类别。
3.类目设置相对稳定，一经确定不能随意变动。
4.类目符合从总到分、从一般到具体的逻辑原则，做到下位类的外延之和等于上位类的外延，同位类目之间界限清楚、不互相交叉和包容。
5.类目名称、档号模式、标识符号，力求做到准确、简明、易懂、好记。
三、实体分类大纲
1.一级类目的划分
根据以上原则，将体育教研部全部档案（党建、校内外文件等单列），按照档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容，确定为8个一级类目。其名称、标识符号和主要内容如下：
党建档案 （另列）
主要包括党建、工会、纪检及统战工作中形成的文件材料。
一类综合档案 主要包括部门设置、文件管理制度、工作计划、总结、请示与批复、会议材料、教学研究、科学研究等工作中形成的文件材料。
二类课程建设档案
主要包括课程建设规划、教学基本文件、教材建设、课程建设工程、教学改革课程、网络课程建设、合格和优质课程建设等工作中形成的文件材料。
三类师资队伍建设
主要包括建设规划、队伍结构、队伍建设等形成的文件材料。
四类场馆器材建设
主要包括场馆建设、器材管理、场馆管理中形成的文件材料。
五类教学运行管理
主要包括教学安排各个环节中形成的文件材料及随机资料。
六类教学质量监控与评价
主要包括教学督导工作、领导听课、同行听课、师生座谈会记录、教学检查材料、日常教学运行情况、评教与优质课评定、各级各类教学竞赛活动中形成的文件材料。
七类校园体育文化
主要包括校园体育文化活动、体育竞赛、学生第二课堂等中形成的文件材料。
八类《国家学生体质健康测试》
主要包括实施方案、原始测试表、年度报表、分析报告等文件材料。
九类个人档案材料
主要包括体育部教职工个人在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有查考价值的文件材料。
十类实物档案
主要包括在我校对外各项活动中交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖杯、锦旗等。
2.二级类目的划分
根据各类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容，对一级类目进行细分，设置二级类目。其分类标准如下：
（1）党建、综合档案按职能分工划分二级类目。
（2）教学档案按文件材料的内容、特点和形成规律划分二级类目。
（3）场馆建设管理档案按项目划分二级类目。
（4）校园体育文化按各类项目划分二级类目。
（5）教职员个人档案按其个人教学手册和教科研、个人荣誉划分二级类目。
（6）实物档案按实物载体类型划分二级类目。
3.特殊载体档案的处理
对特殊档案载体材料，如：照片、录音带、录像带等，从其档案的内容看，基本上不超出十个一级类目的范围，故不将它们与十个一级类目并列，但由于载体类型和尺寸大小的不同，保管要求不同，应做特殊处理：按载体类型的不同，分别单独编号、排架，由此确定类目和名称、标识符号和主要内容如下：
主要包括体育教研部各项活动中形成的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、胶片、缩微胶片、光盘等。
4.对文件材料分类交叉问题的处理
体育部各项活动一般有明确分工，但实际上却有相当一部分工作是互相配合、协调进行的，因此所形成的档案常出现交叉的复杂情况。为了在分类时便于确定每份文件材料在各类档案中的固定位置，特做如下规定：
（1）部党总支会议、党政联席会、办公会的会议记录、会议纪要、大事记等文件材料，不论其内容涉及到哪些方面，均分别归入党群类或行政类。
（2）除党群组织外，其它部教研室、中心等科级单位的工作计划、总结、人员表彰等行政管理材料归综合类。
（3）出国留学、校外专家来讲学的PPT、讲稿，教学管理、学术交流和参加培训的材料等方面的文件材料，归入师资队伍建设类；
（4）归入科学研究类；
（5）围绕着教学工作开展的科学研究项目所形成的文件材料（教学成果奖材料）归入综合类中的科学研究。
（6）有关学生竞赛活动、学生体育俱乐部活动方面的文件材料和校运动会、校体育代表队活动的材料，归校园体育文化类；
（7））教职工文艺活动材料归工会类。
四、分类编号办法
1.分类编号基本规则
（1）分类编号应能简捷、准确地指示档案内容构成和形成特点，把有联系的文件材料有机地联系起来，把不同类型、不同性质的文件材料区分开来，便于对库存档案进行分类、整理、排架和组织收藏。
（2）档案的分类编号，必须根据上述的编制原则和档案实体分类大纲的要求，注意类目之间的相互关系，正确理解类目涵义，给出确切的分类号。
（3）分类编号应保持一致性。遇到某些文件材料难以给出分类号或无恰当类目可归时，应根据材料内容，给出比较接近的分类号。一旦给出其分类号后，必须做出记录，便于以后遇到类似情况时，均按此处理。
2.档号的编制
（1）档号编制原则：必须具有唯一性、合理性、稳定性，保证不重号，方便插卷，使其有充分扩展的余地，能适应计算机管理的需要，具有排架与检索的双重功能。
（2）档号的标识采用汉字和阿拉伯数字相结合的混合编号制。
（3）档号的结构、模式：
分类号：是档号的主体，均由一、二级类目构成。
案卷号：用自然数顺序编写。
分类号、案卷号之间用隔点“.”分开。
附分类目录：见附件
体育部档案室
